Wie groß darf eine Bewerbung als PDF sein?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Maßgeblich ist, was in der Stellenanzeige oder im Bewerbungsportal steht. Ohne Angabe nennen Ratgeber meist 3 oder 5 MB als Obergrenze.

In welcher Reihenfolge gehören die Unterlagen ins PDF?

Üblich sind ein optionales Deckblatt, dann das Anschreiben, der Lebenslauf und zum Schluss die Nachweise. Arbeitszeugnisse kommen vor Ausbildungs- und Schulzeugnissen, jeweils das neueste zuerst.

Kann ich Zeugnisse mit dem Handy fotografieren?

Ja, wenn das Foto scharf, gerade und gut ausgeleuchtet ist. Besser ist der Dokumentenscanner des Handys, weil er die Ränder abschneidet und das Blatt gerade ausrichtet. Achte danach auf die Dateigröße, Handyfotos sind oft mehrere Megabyte groß.

Bewerbung als ein PDF, so stimmen Reihenfolge und Größe

Q: Wie sollte die PDF-Datei heißen?

Nimm deinen Namen und das Wort Bewerbung, bei Bedarf die Stelle, zum Beispiel Bewerbung_Anna_Schmidt_Buchhaltung.pdf. Unterstriche statt Leerzeichen und keine Sonderzeichen vermeiden Probleme mit älteren Portalen.

Für eine Bewerbung als ein PDF exportierst du Anschreiben und Lebenslauf aus Word oder Pages als PDF, wandelst die Zeugnisse per Scanner oder Foto in ein PDF um und fügst alles in der Reihenfolge Anschreiben, Lebenslauf, Nachweise zu einer Datei zusammen. Halte dich an die Größenvorgabe der Stellenanzeige. Fehlt sie, bleib unter 3 bis 5 MB. Als Dateiname reichen „Bewerbung“, dein Name und bei Bedarf die Stelle.

Stand November 2026.

Eine Datei oder mehrere?

Die Vorgabe des Arbeitgebers geht vor. Viele Bewerbungsportale haben eigene Felder für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Dann lädst du in jedes Feld die passende Datei hoch. Bei einer Bewerbung per Mail erwarten die meisten Personalabteilungen eine einzige PDF-Datei. Das ist bequemer zu öffnen und weiterzuleiten als fünf lose Anhänge.

Hast du schon ein fertiges Gesamt-PDF und das Portal will einzelne Dateien, zerlegst du es mit PDF teilen wieder in Teile.

Die übliche Reihenfolge

Deckblatt (optional)
Anschreiben
Lebenslauf
Arbeitszeugnisse, das neueste zuerst
Ausbildungs- und Studiennachweise
Schulzeugnis und weitere Bescheinigungen

Kommt das Anschreiben als Mailtext, fängt das PDF mit dem Lebenslauf an.

Schritt 1: Anschreiben und Lebenslauf als PDF

Exportiere die Dokumente direkt aus dem Schreibprogramm. Dann bleibt der Text scharf und durchsuchbar, und die Datei ist klein.

Word: Datei › Speichern unter, als Dateityp „PDF“ wählen.
LibreOffice: Datei › Exportieren als › Als PDF exportieren.
Pages am Mac: Ablage › Exportieren › PDF.
Google Docs: Datei › Herunterladen › PDF-Dokument.

Drucke die Seiten nicht aus, um sie danach wieder einzuscannen. Ein Scan ist größer und schlechter lesbar.

Schritt 2: Zeugnisse in ein PDF bringen

Für Zeugnisse auf Papier hast du drei Möglichkeiten.

Scanner oder Multifunktionsgerät. Scanne mit 300 dpi in Graustufen und speichere direkt als PDF. Farbe brauchst du nur, wenn Stempel oder Logos farbig erkennbar sein sollen.

Dokumentenscanner im Handy. Am iPhone öffnest du die Dateien-App, tippst auf „…“ und dann auf „Dokumente scannen“. Der Scanner schneidet das Blatt zu und richtet es gerade aus. Mehrere Seiten landen in einem PDF.

Fotos, die du schon hast. Liegen die Zeugnisse bereits als Fotos auf dem Handy oder Rechner, machst du daraus mit JPG in PDF umwandeln ein PDF mit einer Seite je Foto. Wähl dort A4 als Seitengröße. HEIC-Fotos vom iPhone nimmt das Tool direkt an. Will ein Portal die Zeugnisse oder dein Bewerbungsfoto als JPG statt als PDF, wandelst du HEIC-Fotos mit HEIC in JPG umwandeln um.

Schritt 3: Alles zu einer Datei zusammenfügen

Am Mac geht es mit dem Finder. Markiere die PDFs in der gewünschten Reihenfolge, klick sie mit gedrückter Control-Taste an und wähl „Schnellaktionen“ › „PDF erstellen“. Laut Apple erscheinen die Dateien in der Reihenfolge, in der du sie ausgewählt hast.

Unter Windows gibt es dafür kein Bordmittel. Hier hilft PDF zusammenfügen im Browser. Zieh die PDFs ins Feld, bring sie in die richtige Reihenfolge und klick auf „Zusammenfügen“. Am Computer verarbeitet das Tool bis zu 300 MB und 3.000 Seiten, für eine Bewerbung reicht das immer. Das Tool kopiert die Seiten unverändert. Text bleibt durchsuchbar, und gescannte Seiten werden nicht schlechter.

Am iPhone markierst du die PDFs in der Dateien-App über „…“ › „Auswählen“ und wählst unten rechts „…“ › „PDF erstellen“. Wie die Dateien-App mehrere PDFs zusammensetzt, beschreibt Apple für das iPhone nicht. Prüf vor dem Absenden, ob alle Seiten in der richtigen Reihenfolge drin sind.

Manche digitalen Zeugnisse tragen eine Sperre gegen Bearbeiten. Solche Dateien lehnt das Browser-Tool ab. Öffne das Zeugnis dann in deinem PDF-Programm und druck es als neues PDF, unter Windows mit dem Drucker „Microsoft Print to PDF“, am Mac über „Drucken“ › „Als PDF sichern“. Eine digitale Signatur geht dabei verloren. Ist das Zeugnis signiert, schick es lieber als eigene Datei mit.

PDF zusammenfügen

Fügt mehrere PDF-Dateien in der Reihenfolge deiner Wahl zu einem einzigen PDF zusammen. Die Seiten bleiben unverändert, und dein Browser erledigt alles selbst, ohne dass eine Datei hochgeladen wird.

Läuft im Browser · kein Upload

Tool öffnen

Wie groß darf die Datei sein?

Eine Norm gibt es nicht. Ratgeber nennen mal 3 MB, mal 5 MB, und keiner begründet seine Zahl. Verbindlich ist, was in der Anzeige oder im Portal steht.

Zum Problem werden fast immer die fotografierten Zeugnisse. In unserem Test ergaben fünf Handyfotos als JPG ein PDF mit 19,1 MB. Drei Zeugnisse mit je zwei Seiten sind sechs Fotos und damit gut 20 MB. Anschreiben und Lebenslauf aus Word fallen daneben kaum ins Gewicht.

So wird die Datei kleiner:

Scanne die Zeugnisse, statt sie zu fotografieren. Graustufen brauchen dabei weniger Platz als Farbe.
Speichere Fotos vorher mit Bilder in JPG, PNG oder WebP umwandeln als JPG mit niedrigerer Qualität. Klapp dort „Einstellungen“ auf und zieh den Regler bei „Qualität“ nach links. Erst danach machst du daraus das PDF. Kontrollier dabei, ob man Noten und Unterschriften noch gut lesen kann.
Lass weg, was nicht gefragt ist. Ein Schulzeugnis brauchen erfahrene Bewerber selten.

Eine Einstellung, die das fertige PDF verkleinert, hat Fennea bisher nicht. Beim Zusammenfügen bleibt die Datei ungefähr so groß wie alle Teile zusammen.

Dateiname, Lesezeichen, Seitenzahlen

Nenn die Datei so, dass die Personalabteilung sie sofort zuordnen kann, etwa „Bewerbung_Anna_Schmidt_Buchhaltung.pdf“. Unterstriche statt Leerzeichen vermeiden Ärger mit älteren Portalen.

Lesezeichen in der Seitenleiste des PDF-Programms erwartet kaum eine Personalabteilung. Beim Zusammenfügen im Browser-Tool gehen vorhandene Lesezeichen verloren. Links, etwa auf dein Profil bei LinkedIn, bleiben erhalten. Seitenzahlen setzt du am besten schon in Word in Anschreiben und Lebenslauf.

Zeugnisse und Datenschutz

Zeugnisse enthalten Geburtsdatum, Noten und Beurteilungen. Viele Online-Dienste zum Zusammenfügen laden die Dateien auf ihre Server und löschen sie nach einer Frist. Prüf vorher, was der Dienst dazu schreibt. Die Fennea-Tools arbeiten im Browser, deine Unterlagen verlassen den Rechner nicht. Das kannst du selbst nachsehen. Öffne mit F12 die Entwicklerwerkzeuge und schau beim Zusammenfügen in den Reiter „Netzwerk“. Dort taucht keine Anfrage mit deinen Dateien auf.

Checkliste vor dem Absenden

Öffne das fertige PDF und blättere jede Seite durch. Stimmt die Reihenfolge?
Lies eine Zeugnisseite bei 100 % Zoom. Ist die kleine Schrift scharf?
Steht keine Seite quer oder auf dem Kopf?
Liegt die Datei unter der Grenze aus der Anzeige?
Passt der Dateiname?
Hast du dir die Datei selbst geschickt und auf dem Handy geöffnet?

Bewerbung als ein PDF zusammenstellen